verdient het feit dat onlangs enkele waardevolle handschriften van het Genoot
schap zijn gepubliceerd door Frank Lequin en Albert Meijer (Samuel van de
Putte, een mandarijn uit Vlissingen; Stichting VOC-Publicaties, Middelburg
1989).
Het ruilverkeer der tijdschriften
Het laatste beheersgebied van de conservator Boeken en handschriften is het ruil
verkeer der periodieken. Hieraan hebben we de laatste maanden erg veel aan
dacht geschonken. Op basis van ruilverkeer met andere wetenschappelijke ge
nootschappen en bibliotheken, zowel hier te lande als in het buitenland, ontvangt
het Genootschap per jaar ongeveer 120 tijdschriften, jaarboeken en andere perio
dieke publikaties. De administratieve en materiële verwerking hiervan is in han
den van de ZB. In het algemeen verloopt het ruilverkeer redelijk goed, maar een
nauwgezet onderzoek ervan heeft toch een aantal onvolkomendheden aan het
licht gebracht. Zo blijken sommige reeksen zeer onvolledig te zijn, terwijl vol
gens de administratie de publikatie niet gestaakt is, en het Genootschap ook geen
bericht van de abonnee heeft ontvangen dat het ruilverkeer niet zal worden voort
gezet. De administratie van de ZB reclameert regelmatig, maar dit levert niet al
tijd het gewenste resultaat op. Enige onduidelijkheid is in dezen overigens onver
mijdelijk, aangezien periodieke publikatie niet per definitie regelmatige
publikatie betekent, een verschijnsel dat wij ook in eigen huis kennen. Soms is
het achterlopen van een reeks of het voorkomen van leemten te wijten aan admi
nistratieve slordigheid; in een tijdschrift uit 1976 dat geen vervolgafleveringen
had, troffen wij een antwoordkaart van de ruilabonnee aan waarop werd ge
vraagd of het Genootschap voortzetting van het ruilverkeer op prijs stelde; bij
niet-inzending van de kaart kon verdere toezending niet worden gegarandeerd...
De onvolledigheid van sommige reeksen is een ernstige zaak. De periodieken die
via het ruilverkeer verworven worden, zijn veelal zeer specialistische publikaties
die de ZB niet in de open opstelling plaatst, maar meteen in het magazijn wegzet.
Het beleid van de ZB staat iets anders ook niet toe. Het publiek zal deze tijd
schriften dus niet gauw spontaan raadplegen. Een specialist die ze wil inzien,
treft in de catalogus een vermelding aan dat een reeks sinds een bepaald jaar
loopt, en hij zal ervan uitgaan dat deze compleet is. Als hij erachter komt dat dat
niet zo is, zal hij zich al snel tot een andere bibliotheek wenden. Door de lacunes
wordt de tijdschriftenverzameling onbetrouwbaar, en daarmee komt het nut van
deze activiteit in het gedrang.
Een ander aspect van de praktijk van het ruilverkeer dat te denken geeft, is het
feit dat minstens de helft van de ingekomen tijdschriften ten onrechte een stem
pel van de ZB draagt. Voor het gebruik maakt het weliswaar geen verschil welk
eigendomskenmerk een periodiek draagt, maar een verkeerd stempel komt de
profilering der identiteit van het Genootschap niet ten goede. Om deze misstand -
die overigens niet te wijten is aan opzet van de ZB - uit de weg te ruimen, is be
sloten dat de inkomende publikaties voortaan op het kantoor van het Genoot
schap zullen worden gestempeld. In dit verband is met de ZB afgesproken, dat de
abonneehouders die hun publikaties rechtstreeks aan de bibliotheek sturen,
bericht zullen ontvangen dat zij hun verzendadres dienen te wijzigen. Om duide
lijkheid te verkrijgen over het al dan niet regelmatig verloop van een ruilabonne-
ment, zal op het kantoor van het Genootschap een bescheiden schaduwadmini-
stratie worden bijgehouden. Voorts zal er een nieuwe lijst worden opgesteld van
de instellingen waarmee het Genootschap ruilverkeer is aangegaan, van de titels
XVIII
