pen en beleidsgroepen voor enige projecten
samen of voor het totaal van de projecten. De
uiteindelijke supervisie werd gevoerd door de
hoofddirectie van de Waterstaat en vervolgens
door minister, regering en Tweede Kamer.
De budgetbewaking werd geëffectueerd door
halfjaarlijkse projectaanpassing aan de hand
van de nieuwste technische inzichten alsmede
geactualiseerde begrotingen. Drie-maandelijks
en zes-maandelijks vonden er financiële
rapportages plaats betreffende het actuele
inzicht in het totale project, zowel voor intern
gebruik als voor hogerhand. Nog actueler was
de maandelijkse rapportage omtrent uitgaven
en verplichtingen per lopend dienstjaar, zowel
intern als voor hogerhand.
De halfjaarlijkse actualisering van de projecten
vond zijn neerslag in een Projectnota met
bijbehorende begrotingen. Deze nota's
hadden een intern karakter. De financiële
rapportages werden uitgevoerd middels het
hierna te beschrijven systeem 'FIRAPO'. De
halfjaarlijkse resultaten hadden een openbaar
karakter: ze gingen naar de Tweede Kamer.
Gedurende de looptijd van het project diende
het toegestane budget regelmatig te worden
bijgesteld als gevolg van inflatie, terwijl tevens
kostenstijgingen als gevolg van ontwerpwijzi-
gingen moesten worden verklaard. Teneinde
die kosten op elke gewenste datum te kunnen
vergelijken met die van het bij aanvang
vastgestelde niveau, diende periodiek een
terug-indexering plaats te vinden.
Voor de financiële rapportage was het
zogenaamde 'FIRAPO'-systeem opgezet, een
afkorting van financiële rapportage Ooster-
schelde. Van elk project werd daartoe op de
centrale Rijkswaterstaatscomputer te Rijswijk
maandelijks, drie-maandelijks en halfjaarlijks
de meest actuele stand van zaken betreffende
gedane uitgaven, verplichtingen en begrotin
gen middels een bepaalde systematiek
ingevoerd. De methodiek bestond hoofdzakelijk
uit een codering van het project, een codering
per hoofd-werkelement, en vervolgens uit
gedetailleerde codering van de uitgaven per
activiteit of bestek.
Maandelijks werd een uitdraai gemaakt van
het uitgaven- en verplichtingen-bestand per
lopend werkjaar. Door de centrale financieel-
administratieve dienst werd een en ander
vervolgens bewerkt en geconfronteerd met
het bij het werkplan toegestane werkbudget.
Zonodig werd met de centrale financiële
dienst van het Ministerie overlegd over
aanpassing van het budget. Deze maandelijkse
rapportage diende verder als financiële
informatie op projectgroepniveau.
Elke drie maanden werd een uitdraai verkregen
voor de totale stand van zaken van alle
projecten ten aanzien van gedane uitgaven it
het verleden, verplichtingen en nog te
verrichten uitgaven, ook die in de voorliggende
jaren. De rapportage op basis van deze
uitdraai werd zowel op projectniveau als op
beleidsniveau ter hoofddirectie van de
Waterstaat gebezigd als financieel stuurinstr j-
ment. Daarbij trachtte men overschrijdingen
tussen de projecten te compenseren; kon da:
niet, dan werden werken en andere delen
geschrapt of werden werkonderdelen gemini
maliseerd.
De rapportages per half jaar vertoonden
dezelfde systematiek en inhoud als de
drie-maandelijkse rapportages. Zij waren ook
bedoeld voor berichtgeving naar regering en
Tweede Kamer omtrent de stand van zaken ei
de verwachtingen aangaande het Oosterschel
deproject, zonodig vergezeld van maatregelei
en een indicatie hoe met de ontwikkelingen
zou worden omgegaan.
Financiële procedure
Reeds spoedig na de aanvang van het projec
in 1976 bleek dat de standaard procedurelijn
van de overheid, en dus ook van de Rijkswa
terstaat, ten enen male ontoereikend was voc r
het Oosterscheldeproject. Flet ging hier om
een technisch zeer geavanceerd project,
waarbij onder grote tijdsdruk moest worden
gepresteerd. Daarnaast was de financiële
randvoorwaarde zeer stringent. In dit span
ningsveld van techniek, tijd en geld, diende
voortdurend een keuze gemaakt te worden. Ir
het algemeen koos men in de eerste plaats
voor optimale technische kwaliteit van het
werk. Daarna trachtte men tot minimale
kosten te komen, waarna de tijd voor normale
procedures in de meerderheid van de gevallei
ontoereikend bleek.
Bij de aanvang van het project heeft dit
spanningsveld veelvuldig geleid tot opdrachte 1
aan derden, ook al was bij de betreffende
overheidsdienst nog geen van hogerhand
geautoriseerde bevoegdheid daartoe aanwe
zig. De door derden ingediende declaraties
konden bijgevolg pas in een zeer laat stadium
worden vergoed. De centrale financiële diens
van het Ministerie betaalde namelijk pas nadat
de officiële toestemming was verleend. Deze
gang van zaken heeft geleid tot aanzienlijke
rentekosten.
Nadat enige jaren met deze in toenemende
mate ontoelaatbare situatie was gewerkt zijn
tenslotte, om de procedurelijnen te bekorten,
een tweetal overlegvormen ingesteld: het
zogenaamde Voor-Overleg Werken Ooster-
518