pen en beleidsgroepen voor enige projecten samen of voor het totaal van de projecten. De uiteindelijke supervisie werd gevoerd door de hoofddirectie van de Waterstaat en vervolgens door minister, regering en Tweede Kamer. De budgetbewaking werd geëffectueerd door halfjaarlijkse projectaanpassing aan de hand van de nieuwste technische inzichten alsmede geactualiseerde begrotingen. Drie-maandelijks en zes-maandelijks vonden er financiële rapportages plaats betreffende het actuele inzicht in het totale project, zowel voor intern gebruik als voor hogerhand. Nog actueler was de maandelijkse rapportage omtrent uitgaven en verplichtingen per lopend dienstjaar, zowel intern als voor hogerhand. De halfjaarlijkse actualisering van de projecten vond zijn neerslag in een Projectnota met bijbehorende begrotingen. Deze nota's hadden een intern karakter. De financiële rapportages werden uitgevoerd middels het hierna te beschrijven systeem 'FIRAPO'. De halfjaarlijkse resultaten hadden een openbaar karakter: ze gingen naar de Tweede Kamer. Gedurende de looptijd van het project diende het toegestane budget regelmatig te worden bijgesteld als gevolg van inflatie, terwijl tevens kostenstijgingen als gevolg van ontwerpwijzi- gingen moesten worden verklaard. Teneinde die kosten op elke gewenste datum te kunnen vergelijken met die van het bij aanvang vastgestelde niveau, diende periodiek een terug-indexering plaats te vinden. Voor de financiële rapportage was het zogenaamde 'FIRAPO'-systeem opgezet, een afkorting van financiële rapportage Ooster- schelde. Van elk project werd daartoe op de centrale Rijkswaterstaatscomputer te Rijswijk maandelijks, drie-maandelijks en halfjaarlijks de meest actuele stand van zaken betreffende gedane uitgaven, verplichtingen en begrotin gen middels een bepaalde systematiek ingevoerd. De methodiek bestond hoofdzakelijk uit een codering van het project, een codering per hoofd-werkelement, en vervolgens uit gedetailleerde codering van de uitgaven per activiteit of bestek. Maandelijks werd een uitdraai gemaakt van het uitgaven- en verplichtingen-bestand per lopend werkjaar. Door de centrale financieel- administratieve dienst werd een en ander vervolgens bewerkt en geconfronteerd met het bij het werkplan toegestane werkbudget. Zonodig werd met de centrale financiële dienst van het Ministerie overlegd over aanpassing van het budget. Deze maandelijkse rapportage diende verder als financiële informatie op projectgroepniveau. Elke drie maanden werd een uitdraai verkregen voor de totale stand van zaken van alle projecten ten aanzien van gedane uitgaven it het verleden, verplichtingen en nog te verrichten uitgaven, ook die in de voorliggende jaren. De rapportage op basis van deze uitdraai werd zowel op projectniveau als op beleidsniveau ter hoofddirectie van de Waterstaat gebezigd als financieel stuurinstr j- ment. Daarbij trachtte men overschrijdingen tussen de projecten te compenseren; kon da: niet, dan werden werken en andere delen geschrapt of werden werkonderdelen gemini maliseerd. De rapportages per half jaar vertoonden dezelfde systematiek en inhoud als de drie-maandelijkse rapportages. Zij waren ook bedoeld voor berichtgeving naar regering en Tweede Kamer omtrent de stand van zaken ei de verwachtingen aangaande het Oosterschel deproject, zonodig vergezeld van maatregelei en een indicatie hoe met de ontwikkelingen zou worden omgegaan. Financiële procedure Reeds spoedig na de aanvang van het projec in 1976 bleek dat de standaard procedurelijn van de overheid, en dus ook van de Rijkswa terstaat, ten enen male ontoereikend was voc r het Oosterscheldeproject. Flet ging hier om een technisch zeer geavanceerd project, waarbij onder grote tijdsdruk moest worden gepresteerd. Daarnaast was de financiële randvoorwaarde zeer stringent. In dit span ningsveld van techniek, tijd en geld, diende voortdurend een keuze gemaakt te worden. Ir het algemeen koos men in de eerste plaats voor optimale technische kwaliteit van het werk. Daarna trachtte men tot minimale kosten te komen, waarna de tijd voor normale procedures in de meerderheid van de gevallei ontoereikend bleek. Bij de aanvang van het project heeft dit spanningsveld veelvuldig geleid tot opdrachte 1 aan derden, ook al was bij de betreffende overheidsdienst nog geen van hogerhand geautoriseerde bevoegdheid daartoe aanwe zig. De door derden ingediende declaraties konden bijgevolg pas in een zeer laat stadium worden vergoed. De centrale financiële diens van het Ministerie betaalde namelijk pas nadat de officiële toestemming was verleend. Deze gang van zaken heeft geleid tot aanzienlijke rentekosten. Nadat enige jaren met deze in toenemende mate ontoelaatbare situatie was gewerkt zijn tenslotte, om de procedurelijnen te bekorten, een tweetal overlegvormen ingesteld: het zogenaamde Voor-Overleg Werken Ooster- 518

Tijdschriftenbank Zeeland

Driemaandelijks bericht Deltawerken | 1987 | | pagina 20