Met het oog op een mogelijke samenwerking
heb ik de suggestie gedaan een lezingendag
te organiseren waarin de taakstelling van
een archief tot uitdrukking zou kunnen
komen. De vrienden bleken bereid een der
gelijke schenking te doen. Nadat de namen
van diverse sprekers (o.a. Pierre Jansen) de
revue waren gepasseerd kon een passend
programma worden vastgesteld. De lezin
gendag op 9 november 1991 kende de vol
gende sprekers: L. Zoodsma (plv. rijksarchi
varis van Zeeland), P. Ratsma (hoofd topo-
grafïsch-historische atlas van het
Rotterdamse Gemeentearchief), J.P.J. Clerx
(hoofd restauratie-atelier te Helmond) en
F.J.W. van Kan (voorzitter van de vereni
ging Jan van Hout, vereniging van vrienden
van het Leids gemeentearchief en de Leidse
Pilgrimcollectie). Mede dankzij een financië
le bijdrage van de gemeente heeft deze lezin
gendag kunnen plaatsvinden. Dat deze sub
sidie uit het budget van het Gemeente
archief afkomstig was - de sigaar uit eigen
doos- is een grappige bijkomstigheid. De le
zingendag bleek een succesformule, en dat
was het belangrijkste.
Rond die periode ontstond tevens het gevaar
dat de Vrienden door zouden gaan schieten
naar een meer algemeen culturele vereni
ging met het organiseren van concerten e.d.
buiten de oorspronkelijke doelstelling: het
supporten van het museum. Zover is het
gelukkig niet gekomen.
Het tijdstip naderde echter voor het bestuur
met rasse schreden om de baas van de ver
eniging, in casu de ledenvergadering, te
overtuigen dat het Gemeentearchief ook bij
de aktiviteiten van de Vrienden moest wor
den betrokken. De vraag moest daarbij wor
den beantwoord wat die twee voor elkaar
zouden kunnen betekenen. Wat moest zoge
zegd de toegevoegde waarde worden.
De algemene doelstellingen tot dat moment
waren:
museum promoten
schenkingen verlenen
lezingen en excursies verzorgen
het kwartaalblad 'Den Spiegel'
uitbrengen
Deze doelstellingen behoefden slechts de
toevoeging van de woorden 'Gemeente
archief Vlissingen', daar lag het probleem
niet. Het probleem lag in het vinden van een
formulering voor plaatsing in de statuten
om de toegevoegde waarde van het betrek
ken van het Gemeentearchief aan te geven.
Het volgende is hierop gevonden:
Via projecten archiefonderzoek verrichten
voor de geschiedkundige beschrijving van de
gemeente Vlissingen, en het verzamelen
van aanvullende gegevens op het documen
tatiemateriaal'.
Vrij vertaald: uit al die honderden leden een
aantal personen te stimuleren om op pro
jectbasis vrijwilligerswerk te laten verrich
ten in het Gemeentearchief. Het mes zou
daarbij aan diverse kanten snijden:
de leden zouden beter bekend raken met
het fenomeen archief in het algemeen en
het Gemeentearchief Vlissingen in het bij
zonder
het publiceren van de resultaten in het
kwartaalblad
een betere toegankelijkheid van de collec
ties middels indicering e.d.
Ik moet toegeven dat we zijn op dit punt te
optimistisch zijn geweest.
Een doorsnee vereniging, welke dan ook,
bestaat namelijk voor 80% uit leden die de
vereniging een warm hart toedragen en op
basis daarvan bereid zijn een jaarlijks geld
bedrag over te maken. Plusminus 15%
bezoekt een lezing of neemt deelt aan een
excursie en slechts 5% of zelfs minder is
bereid een aktiviteit te ontplooien. Veelal
zijn dat de personen die het dagelijks
bestuur en de redaktiecommissie van het
verenigingsblad bemensen.
In een deel van die opzet zijn we dus niet
geslaagd. U zult denken: is er dan helemaal
niets gebeurd? Is zo'n vriendenvereniging
meer last dan lust?
Het gevaar dreigt altijd dat de vrienden in
hun enthousiasme vastgestelde grenzen
overschrijden en zich bezig gaan houden
met het management en de bedrijfsvoering.
Die grens moet dus met alle mogelijke
strijdmiddelen verdedigd worden.
Toch hebben ze behoorlijk veel invloed op de
bedrijfsvoering, immers elke activiteit die
zij ontplooien zal op een zeker moment in
aanraking komen met diezelfde bedrijfsvoe
ring. Er wordt gevraagd een lezing te hou
den, een artikel te schrijven of een advies te
leveren.
Wilbert Weber eindigt met de woorden:
'Bezint eer ge begint'.
10
Den Spiegel, maart 1997
