Het Informatiecentrum Stadsgeschiedenis en de digitalisering Adri Meerman De archiefzorg van de overheid is een zogenaamde kerntaak. In de Archiefwet 1995 staat vermeld dat de archiefbescheiden van overheidsinstellingen in een goede, geordende en toe gankelijke staat moeten worden bewaard en beschikbaar gesteld. Vanuit deze verplichting, maar tevens vanuit de algemene verplichting die geldt voor alle gemeentelijke onderdelen, heeft het gemeentebestuur van Vlissingen indertijd terecht beslo ten dat er bedrijfsmatig en productgericht gewerkt moet gaan worden. De wijze waarop moest worden vastgelegd in een bedrijfsplan. Het Gemeentearchief Vlissingen heeft van de gelegenheid gebruik gemaakt om er een toekomstvisie aan toe te voegen. De automatisering speelt daarbij een belangrijke rol. Bedrijfsplan Uit dit bedrijfsplan, geldend voor de mid dellange termijn (5 jaar), kan ondermeer worden geconcludeerd dat er na 2002 een informatieverstrekkende instantie moet staan die publieksgericht moet kunnen werken. De gekozen ondertitel 'Informa tiecentrum Stadsgeschiedenis' zal dus waargemaakt moeten worden. De medewerkers van het Gemeentearchief zijn met dit streven niet vandaag of giste ren begonnen. De periode 1985 (het jaar dat ik bij het Gemeentearchief ben gaan werken) en 2002 kan in vier delen worden gesplitst. Van 1985 tot 1991 - toen nog gevestigd op de tweede en derde verdieping van het stadhuis aan het Stadhuisplein - betrof het een redelijk starre en in zichzelf gekeerde organisatie. Keer op keer werd gesteld dat er vanwege de gebrekkige huisvesting, het beperkte budget en de beperkte formatie niet zoveel mogelijk was. Mede gezien de enorme potentie van de toen reeds aanwezige collecties was ik van mening dat er werd uitgegaan van een halflege fles in plaats van een halfvolle. Nadat in 1991 de prachtige huisvesting aan de Hellebardierstraat werd betrokken veranderde ook de filosofie. Nog steeds hadden (en hebben) we hetzelfde beperkte budget en nog steeds hadden (en hebben) we dezelfde beperkte formatie. Dankzij de inzet en wilskracht van deze formatie is het Gemeentearchief in de periode 1991 tot 1997 op de kaart gezet. Er is veel good will gekweekt hetgeen ook tot uitdrukking kwam in het toenemende bezoekersaantal en de toenemende collecties. De periode 1997 tot 2002 kan gerust een investeringsperiode worden genoemd. Bin nen dit tijdsbestek moeten achterstanden zijn weggewerkt en de ondertitel 'Informa tiecentrum Stadsgeschiedenis' zal zijn om gebouwd tot een boventitel, en niet alleen qua naamgeving. Dat de factor automatisering hierin een cruciale rol vervult mag duidelijk zijn. Automatisering De nieuwe generatie bezoekers wil snel en effectief geholpen worden. We verschillen hiermee niet met de kruidenier om de hoek. Niemand wil immers drie weken wachten voordat er een ons kaas op de toonbank ligt. De loketfunctie, zoals dat heet, moet dus anders worden georgani seerd. De medewerkers hebben op dat ge bied niet stilgezeten. Ze zijn in staat geweest om een groot aantal databestan den te vervaardigen met meer dan een half miljoen records, en er komen er dagelijks nog bij. Het Gemeentearchief beschikt over een drietal collecties die, zoals eerder gesteld, goed toegankelijk moeten zijn. Door mid del van de databestanden zijn deze collec ties (archieven, historische bibliotheek en historisch-topografische atlas) beter toe- 20 Den Spiegel, april 2000

Tijdschriftenbank Zeeland

Den Spiegel | 2000 | | pagina 22