Ook in een ander opzicht is geen rekening gehouden met
de moderne digitale ontwikkelingen. Verschillende archie
ven in het land, zoals het Algemeen Rijksarchief in Den
Haag en het Utrechts Archief, zijn bezig om de meest ge
raadpleegde stukken te digitaliseren, zodat ze via Internet
op afstand raadpleegbaar zijn. Het Gemeente-archief
Delft is bezig met het project 'de digitale stamboom'.
Digitalisering heeft als voordeel dat de originele stukken
niet verder kunnen worden beschadigd. Daarnaast hoeft
men niet meer naar het archief te komen. In de Zeeuwse
archieven bestaat ongeveer 75 procent van de bezoekers
uit mensen die onderzoek doen naar hun voorouders.
Bij de voortschrijdende digitalisering en het gebruik van
Internet zullen er in de toekomst steeds minder bezoe
kers in het Zeeuws Archief komen. Dus ook de studie
zaal had kleiner gekund. Het zou van visie getuigd hebben,
indien de nieuwbouw minder groot en pretentieus zou
zijn ge-weest en een deel van de miljoenen in digitalise
ring van de collectie zou zijn geïnvesteerd.
Een nieuwe organisatie?
Niet alleen komt er een nieuw gebouw, ook achter de scher
men zal veel veranderen. Er moeten drie archieforganisaties
geïntegreerd worden en er zal een nieuwe organisatie
komen. Zoals het samengaan van verschillende archie
ven in Utrecht en Groningen hebben aangetoond, valt
dit niet mee. Hoewel er in Groningen één studiezaal is,
functioneren op de achtergrond nog twee organisaties:
het gemeentearchief Groningen en het Rijksarchief in
Groningen. Een medewerker van de ene organisatie weet
niet hoe de archiefcollectie van de ander in elkaar zit.
In Groningen en Utrecht was er sprake van twee min
of meer gelijkwaardige partners. In Zeeland daarentegen
is het Rijksarchief veel groter dan de andere twee archie
ven bij elkaar. De nieuwe organisatie gaat uit van een
formatie van 23 volledige arbeidsplaatsen, waarvan 17
medewerkers afkomstig van het RAZ, 5 personeelsleden
van het Gemeentearchief Middelburg en één persoon
van het Gemeentearchief Veere. Je zou bijna denken dat
het Rijksarchief de twee andere organisaties opslokt.
Vroeger was bij de bezoekers de excellente Zeeuwse
dienstverlening vermaard. De communicatielijnen waren
kort en de medewerkers met specialistische kennis
waren gemakkelijk bereikbaar. Hieruit is een vruchtbare
samenwerking tussen personeel en bezoeker ontstaan.
Ook in de nieuwe organisatie staat de dienstverlening
hoog in het vaandel. Terminologie van het moderne
management wordt hierbij niet geschuwd. De 'frontoffice'
(dat gedeelte van het personeel dat de klant bedient) speelt
een centrale rol in de nieuwe organisatie. De medewer
kers moeten breed inzetbaar zijn. Oorspronkelijk zou de
balie een dubbele bezetting hebben voor de eerstelijnsop-
vang (een term afkomstig uit de gezondheidszorg, die
het eerste contact met de patiënt heeft) om de klant weg
wijs te maken in het archief. Inmiddels is vanwege per
soneelsgebrek hiervan afgestapt. Wel moet de 'backoffice'
(dat gedeelte van de organisatie dat geen contact met de
klant heeft) nauw betrokken zijn bij de dienstverlening.
Het feit dat de kantoorruimtes van de 'backoffice' ver
verwijderd zijn van de studiezaal, staat haaks op deze
gedachte.
Besluit
Het Zeeuws Archief staat voor veel uitdagingen: de nieu
we organisatie tot één geheel smeden, Internet en het
digitaal ontsluiten van de collecties. Of de leiding hiertoe
in staat is, valt te betwijfelen. In het managementteam
hebben drie vijftigers zitting, die al jaren de dienst uit
maken. Moeten van hen de impulsen en nieuwe ideeën
komen? Directeur drs R.L. Koops is al bijna dertig jaar
verbonden aan het Rijksarchief; sinds 1980 als rijksarchi
varis. Adjunct-directeur drs P.W. Sijnke is ook al vijfen
twintig jaar gemeentearchivaris van Middelburg, zonder
dat daar veel nieuws is gebeurd. In het gemeentearchief
heerste een serene rust. Hoewel het archief van de
gemeente Middelburg bijna volledig vernietigd is, heeft
Sijnke nooit initiatieven ondernomen om uit andere
archiefcollecties materiaal over Middelburg te verwerven.
De boekjes die hij over de geschiedenis van Middelburg
heeft geschreven, bevatten dan ook niets nieuws. Het
derde lid van het managementteam, drs A.C. Meijer, is
ook al ruim tien jaar werkzaam bij het Rijksarchief. Hij
heeft het altijd vreselijk druk, maar niemand weet waar
mee. Het project om de Rekenkamer van de Staten van
Zeeland te inventariseren is in 1988 onder zijn leiding
gestart. De inventaris had in 1997 klaar moeten zijn,
maar het project loopt nog steeds. Desondanks hoop ik
dat het het Zeeuws Archief goed zal vergaan.
Literatuur
Encyclopedie van Zeeland, 3 dln. (Middelburg 1982/4).
L.W.A.M. Lasonder, 'C. de Waard', in: Middelburgsche Courant, 15
maart 1927.
F. Nagtglas, Levensberichten van Zeeuwen, zijnde een vervolg op P.
de la Rue, geletterd, staatkundig en heldhajtig Zeeland, 2 dln.
(Middelburg 1886-1893).
RAZ, Verheye van Citters nr. 1 f. 36. 'Privilege gegeven aan die
van Arnemuiden door prins Willem, 9 maart 1574'.
37 Zeeuws Tijdschrift 4/99
